El término “multitarea” apareció por primera vez en nuestro idioma en 1965 cuando la famosa empresa multinacional de tecnología, International Business Machines Corporation (IBM), lo utilizó en un informe que se refería a las capacidades de su última computadora en ese momento.¹ ²
Desde entonces, es una cualidad que no solo se elogia en la tecnología sino también en los humanos. Esto es especialmente cierto cuando se trata del lugar de trabajo. A menudo termina como una cualidad deseada de los solicitantes en las descripciones de puestos. Además, no hay escasez de artículos en línea de asesores profesionales sobre cómo mostrar sus habilidades multitarea en su currículum.
Está claro que las personas que realizan múltiples tareas generalmente se consideran las más productivas o eficientes, y con frecuencia son la envidia de las personas que realizan una sola tarea. ¿Quién no querría poder asistir a reuniones, responder correos electrónicos y escanear documentos al mismo tiempo?
Sin embargo, la investigación ha demostrado consistentemente que esta creencia generalizada de que la multitarea nos hace productivos es en realidad un mito. Se ha demostrado que trabajar en demasiadas cosas al mismo tiempo hace que la calidad de nuestro trabajo se resienta.
Para ser más productivos, debemos centrarnos en menos.
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¿Qué es exactamente la multitarea?
Según la Asociación Estadounidense de Psicología, la multitarea es cuando una persona intenta realizar dos tareas al mismo tiempo, alternar entre tareas o realizar varias tareas una tras otra en rápida sucesión.³
Esta definición en sí misma sugiere cómo nosotros, como humanos, hemos estado sobreestimando nuestras habilidades. A menudo pensamos que cuando realizamos múltiples tareas, estamos haciendo cosas al mismo tiempo, no es así.
Como explica Earl Miller, profesor Picower de Neurociencia en el MIT, en una entrevista con NP: “Al cambiar de una tarea a otra, crees que en realidad estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero en realidad no es así. No estás prestando atención a una o dos cosas al mismo tiempo, sino que cambias de una a otra muy rápidamente.”⁴
Nuestra ineptitud innata para hacer cosas diferentes al mismo tiempo fue descubierta por expertos después de décadas de experimentos de “cambio de tareas” utilizando actividades como clasificar tarjetas o resolver problemas matemáticos.
Por qué la multitarea en realidad está reduciendo nuestra productividad
Desde la década de 1990, los expertos han descubierto que, incluso cuando cambiamos de manera predecible entre tareas cognitivas simples (como clasificar números pares o impares e identificar consonantes y vocales), nuestro desempeño es más lento que las repeticiones de la misma tarea. Más sorprendente aún, tener tiempo de preparación adicional entre conjuntos de tareas tampoco mejora el rendimiento.³ ⁵
Tampoco parece hacer una diferencia si una de las tareas es más habitual o familiar. En un estudio de 1999, los investigadores hicieron que los participantes nombraran dígitos en su primer o segundo idioma según el color de fondo. Como era de esperar, los participantes nombraron dígitos más lentos en su segundo idioma después de cambiar de su primer idioma. Pero, paradójicamente, también fueron más lentos al volver a su primer idioma después de un conjunto de segundo idioma.⁶
Si observamos más estudios del mundo real, parece reflejar lo que se ha encontrado en los laboratorios hasta ahora. Un estudio de 2003 realizado por investigadores de la Universidad de Loughborough informó que una persona tarda un promedio de 64 segundos en volver a una tarea anterior después de revisar los correos electrónicos. También descubrieron que la mayoría de las personas revisan su correo electrónico una vez cada 5 minutos. Esto significa que 1 de cada 6 de nuestros minutos se desperdicia.⁷
Si vamos un paso más allá, la conducción distraída es un ejemplo aún más serio de cómo la multitarea no solo puede afectar el rendimiento, sino incluso cobrar vidas. Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la conducción distraída causó alrededor de 424 000 lesiones por accidentes automovilísticos y más de 3100 muertes en los EE. UU. en 2019.⁸
Por qué el cerebro no está conectado para realizar múltiples tareas
Después de mucha investigación sobre por qué el cerebro tiene tantos problemas con la multitarea, los expertos descubrieron que hay múltiples procesos mentales por los que el cerebro debe pasar cuando realiza varias tareas en una sucesión cercana.
Estos se clasifican como procesos cognitivos de “función ejecutiva” porque en realidad son habilidades avanzadas que requieren más esfuerzo, incluida la memoria y la planificación.
Cuando realizamos múltiples tareas, el cerebro pasa por dos procesos principales de funciones ejecutivas. La parte de “cambio de objetivos” está involucrada en la decisión de pasar de una actividad a otra. La parte de “activación de reglas” se relaciona con desactivar las reglas de la tarea anterior y activar las reglas para la siguiente.
Este cambio mental puede no parecer muy exigente desde el punto de vista cognitivo o que requiera mucho tiempo si se tiene en cuenta que estos procesos solo tardan menos de un segundo en llevarse a cabo. Sin embargo, cuando las personas alternan entre múltiples tareas con frecuencia, todo suma. Algunos estiman que hasta el 40% de nuestro tiempo productivo puede ser absorbido por los bloqueos mentales que crea el cambio de tareas.³
Cuando los científicos observan los procesos neurológicos que sustentan la multitarea, nuestras deficiencias en esta área se vuelven aún más evidentes.
En un experimento realizado por expertos del Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) en París, los participantes completaron dos tareas mientras se sometían a un escáner cerebral de resonancia magnética funcional (fMRI). Las tareas eran actividades de correspondencia de letras relativamente exigentes.
Al comienzo del experimento, las neuroimágenes mostraron que ambos lados del cerebro de los participantes trabajaban juntos para realizar la actividad (cuando solo había una tarea). Pero cuando se agregó otra tarea a la mezcla, las neuroimágenes comenzaron a mostrar que los dos hemisferios cerebrales trabajaban de forma independiente. Su desempeño en las tareas también disminuyó aún más cuando se agregó una tercera tarea.⁹ ¹⁰ ¹¹
La multitarea no solo es improductiva, también nos vuelve más tontos
Los expertos no solo han descubierto que la multitarea no es un fuerte del cerebro humano. Nueva evidencia muestra que puede erosionar nuestras capacidades cognitivas a largo plazo.
Un estudio inicial realizado en 2005 por el Instituto de Psiquiatría realizado con más de 1000 participantes encontró que las distracciones como los correos electrónicos pueden causar una disminución temporal en el coeficiente intelectual de 10 puntos.¹² ¹³
Lo que es aún más preocupante es que estudios más recientes sugieren que los efectos podrían ser más permanentes de lo que esperábamos. Investigadores de la Universidad de Sussex encontraron que las personas que tienden a usar múltiples dispositivos de medios al mismo tiempo tienden a tener una menor densidad de materia gris en una parte del cerebro llamada corteza cingulada anterior.¹⁴ ¹⁵
Esto respalda la evidencia de otros estudios que demuestran que la multitarea de medios intensivos puede conducir a múltiples deterioros cognitivos, incluidos peores resultados de memoria y mayor distracción.¹⁶ ¹⁷ ¹⁸
Centrarse en menos para hacer más
Con la multitarea recibiendo tantas críticas por parte de la comunidad científica, cada vez más personas se han convertido en defensores de la monotarea. Como sugiere el nombre, significa hacer una cosa a la vez con distracciones mínimas o sin distracciones.
El problema con esto es que concentrarse en una sola tarea puede ser un desafío en un mundo con tantas interrupciones diarias. Según un estudio de 2010 realizado por los psicólogos de Harvard Matthew Killingsworth y Daniel Gilbert, pasamos alrededor del 47 % de nuestras horas de vigilia pensando en otras cosas además de la actividad que tenemos delante. Además, esta frecuente divagación mental estaba causando mucha infelicidad a los participantes.¹⁹
Otro estudio que analizó los efectos de la distracción en el desempeño de tareas simples (ingresar un código en una computadora) encontró que incluso una interrupción de 2.8 segundos puede duplicar el número promedio de errores en comparación con condiciones sin interrupciones. Además, las distracciones más largas (4,4 segundos) causaron una cuadruplicación de la tasa de error.²⁰ Imagínese los efectos de las notificaciones de mensajes y las llamadas telefónicas en tareas de trabajo altamente complejas.
Para la mayoría de nosotros que habitualmente atendemos cada distracción tecnológica que se nos presenta, se necesita un nuevo entrenamiento mental para revertir estos patrones de comportamiento, y aquí es donde entra en juego el manejo de la atención.
Administre su atención para aumentar la monotarea
Según la galardonada entrenadora de productividad corporativa Maura Thomas, administrar nuestra atención (y no solo nuestro tiempo) es la clave para la verdadera productividad.²¹ ²²
Las prácticas tradicionales de gestión del tiempo generalmente incluirán hacer una lista de tareas pendientes en orden de urgencia. Pero como la mayoría de nosotros hemos experimentado, una vez que nos sentamos en el escritorio y abrimos nuestros correos electrónicos, la lista desaparece rápidamente.
Aquí es donde Thomas sugirió en una entrevista con Real Simple que las personas también necesitan desarrollar habilidades para administrar su atención en lugar del tiempo (que técnicamente no tenemos control).
Para hacerlo, sugiere primero familiarizarse con los cuatro “estados cerebrales” generales entre los que se mueven las personas a lo largo del día:
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Reactivo y distraído : en este estado mental, los interruptores ambientales te distraen fácilmente y respondes constantemente a cada uno de los que aparecen. Es posible que esté tratando de concentrarse en algo, pero la reactividad repetida a cada captador de atención puede llevarlo a pasar de una actividad a la siguiente. Este estado es el menos útil para la productividad.
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Enfocado y consciente : en este estado, estás tomando medidas activamente para concentrarte en la tarea que tienes entre manos. Intenta eliminar todos los demás distractores mentales y físicos para completar lo que se ha propuesto hacer. Este es el estado mental más útil para lograr una productividad óptima.
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Soñar despierto y divagar mentalmente : mientras sueña despierto, está dejando que la atención de su mente vaya a donde elija. Pero es posible que aún esté bloqueando activamente las distracciones, como revisar su correo electrónico o teléfono. Tales períodos son a menudo cuando las soluciones creativas o las ideas surgen espontáneamente. Puede verse como un período productivo, pero también debe equilibrarse con períodos activos de “hacer”.
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Flujo : Este es un estado altamente enfocado de compromiso mental en lo que uno está haciendo. Cuando estamos tan completamente absortos en la tarea que tenemos entre manos, todo sentido del tiempo comienza a desvanecerse. Desafortunadamente, no podemos ponernos intencionalmente en un estado de flujo. Pero cuando habitualmente te involucras en el estado cerebral “enfocado y consciente”, es posible que te encuentres en un estado de flujo.
Pasos prácticos para gestionar tu atención
De los cuatro estados cerebrales descritos por Thomas, el estado “enfocado y atento” es el ideal para la productividad. Afortunadamente, hay pasos prácticos que podemos tomar para dirigir nuestras mentes hacia este estado.
Aquí están sus recomendaciones:
Toma el control de tu entorno
Elimine tantas distracciones de su área de trabajo para reducir su inclinación a comenzar a hacer otra cosa. Esto podría ser algo así como usar auriculares con cancelación de ruido para bloquear el ruido. Pero también es igual de importante bloquear las interrupciones sociales. Hágales saber a sus compañeros de trabajo que si tiene un letrero de “no molestar” en su escritorio, significa que necesita trabajar sin interrupciones a menos que sea una emergencia. Es importante ser explícito al respecto para que todos en su área de trabajo entiendan su necesidad de estar solo durante este período; no asuma que las personas “lo entenderán” al leer su lenguaje corporal.
Toma el control de tu tecnología
Es hora de ser juicioso con los dispositivos que reciben su atención en lugar de prestar atención descuidadamente a cada notificación. Thomas sugiere ocultar su teléfono y desactivar otras notificaciones durante su período de concentración.
Divida las tareas en hitos más pequeños
Dedica toda tu atención a completar tu tarea hasta el hito predeterminado. O bien, puede configurar un temporizador y completar todo lo que pueda hasta el final.
Desarrolla tu capacidad de concentración
A medida que continúes practicando tener momentos más cortos de concentración completa, la tarea única comenzará a convertirse en una segunda naturaleza. También puede comenzar a aumentar su marco de tiempo de concentración a medida que mejora en desconectarse de las distracciones.
Es hora de que la sociedad reconsidere la eficiencia de la multitarea y se dé cuenta de que nuestro cerebro humano no está preparado para ello. Los espacios de trabajo personales y públicos deben establecerse para promover una sola tarea en lugar de esperar que las personas dividan constantemente la atención entre diferentes tareas.
A nivel individual, también debemos darnos cuenta de que podemos controlar nuestra atención y no necesitamos estar a merced de cada distracción que se nos presente. Nuestra valiosa atención debe dirigirse a menos cosas y más importantes para maximizar la productividad.
La mayoría de los artículos sobre Microbiio han sido escritos por Martin Passen.La nutrición es tanto su interés profesional como su pasión personal.Martin Passen trabaja como educador en nutrición, tiene una maestría en educación nutricional y está cerca de completar una maestría en nutrición clínica y dietética.
A lo largo de sus años de trabajo en programas de educación comunitaria, ha visto de primera mano lo útil que puede ser la información presentada de la manera correcta .